Cuando un gestor de contratación le invite a un nuevo evento de contratación, recibirá un correo electrónico con un enlace para acceder al evento. Como nuevo usuario, primero se le pedirá que establezca una contraseña. Como usuario existente, tendrá que introducir su contraseña previamente establecida para iniciar sesión en Archlet.

Una vez que inicie sesión en Archlet, deberá hacer clic en aceptar para confirmar su participación y acceder al pliego de condiciones.

En la descripción general del evento encontrará

(1) la fecha límite hasta la que puede cargar y enviar sus ofertas

(2) más información sobre quién le invita y qué ha proporcionado como descripción

(3) un botón "Aceptar" para confirmar su participación y acceder a más archivos

(4) un botón "Rechazar" para rechazar su participación

Después de aceptar y confirmar su participación, puede acceder a la sección Pliego de Condiciones y descargar el archivo del Pliego de Condiciones que el gestor de compras le ha proporcionado:

Haga clic en el botón negro (1) "Ir al pliego de condiciones" o en el icono (2) de la barra lateral para acceder a la plantilla del pliego de condiciones. La plantilla del pliego de licitación es un archivo Excel que el gerente de abastecimiento ha cargado para este evento de abastecimiento.

Después de hacer clic en Ir al pliego de condiciones (o en el icono de la mesa en la barra lateral vertical), accederá a la sección Pliego de condiciones.
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Actualmente, no hay forma de introducir tus ofertas directamente en la tabla. Es necesario descargar la hoja de ofertas como archivo Excel e introducir las ofertas en el archivo antes de volver a cargarlo (más información más abajo en Rellenar la hoja de ofertas).

Para añadir sus ofertas, (1) primero debe descargar el pliego de condiciones haciendo clic en el botón Descargar plantilla de pliego de condiciones.

Se descargará un archivo Excel que contiene el pliego de condiciones de la organización contratante.

Abra este archivo Excel y familiarícese con la estructura. Por lo general, el gerente de abastecimiento habrá codificado la tabla con colores, para que usted pueda encontrar las celdas y columnas fácilmente.

(1) Asegúrese de familiarizarse con la estructura de la tabla si hay una hoja de cálculo separada o una leyenda en la parte superior.

(2) Introduce la información que sólo se requiere como un valor en las celdas (normalmente encima de la tabla)

(3) Rellene sus citas en las columnas que están codificadas por colores como entrada del proveedor.

En la sección de pliegos de condiciones, haga clic en Cargar pliego de condiciones y verá que aparece el campo azul de carga de archivos. Ahora, arrastre y suelte su archivo de oferta desde su almacenamiento local en el campo azul. Asegúrese de confirmar los cambios.

Después de cargar sus ofertas, puede comprobar si hay errores en la vista general del pliego de condiciones y ver cuántos de los artículos solicitados puede ofrecer. Los errores sólo pueden corregirse mediante una nueva carga de un archivo Excel corregido

Dependiendo de en qué punto del proceso se encuentre, le recomendamos un enfoque diferente. Elija el escenario que mejor se adapte a su situación y siga las recomendaciones:

Es importante que utilice siempre el archivo más reciente, así que asegúrese de descargar de nuevo el pliego de condiciones desde la sección Pliego de condiciones.

En el mejor de los casos, el responsable de compras le habrá explicado exactamente qué ha cambiado para que sepa cómo copiar y pegar sus ofertas existentes en la nueva plantilla. Si el orden de los elementos no ha cambiado o si sólo se han añadido nuevos elementos en la parte inferior de la tabla del pliego de condiciones, puede copiar sus ofertas en las mismas columnas.

En este caso, simplemente descargue la última plantilla de pliego de condiciones y añada todas sus ofertas a este archivo, guarde el archivo localmente, cárguelo en la sección Pliego de condiciones y envíelo.

Así que (1) ha descargado el último archivo de pliego de condiciones y ha añadido sus ofertas. Ha guardado el archivo localmente, (2) lo ha cargado en la sección Pliego de Condiciones y ha corregido cualquier error.

Ahora, es el momento de enviar sus ofertas haciendo clic en el botón amarillo Enviar.

Una vez que haya cargado y/o enviado las ofertas, también puede revisar su entrada en la tabla de pliegos de condiciones que se encuentra debajo de su Resumen de pliegos de condiciones.

En la sección Tareas, encontrará un resumen de las tareas que debe finalizar para este evento de aprovisionamiento. En cuanto todas las Tareas estén marcadas con una marca de verificación verde, habrá cumplido los requisitos mínimos de este evento de aprovisionamiento:

En cuanto haga clic en Enviar, sus ofertas se transmitirán a la organización de compras. Puede ver la fecha y hora exactas de su último envío en la tarjeta de Tareas. Si la propuesta ha sido enviada, una marca de tiempo muestra la hora exacta en que su Propuesta fue enviada.

El contacto del proveedor que haya hecho clic en Enviar recibirá una confirmación por correo electrónico con la hora y la fecha de la presentación.

¿Quiere actualizar su propuesta (presentada)? No hay problema. Si aún no ha presentado su propuesta, simplemente vuelva a cargar sus ofertas de nuevo.

Llegará a la página del pliego de condiciones haciendo clic en el icono de la mesa en la barra lateral de la izquierda:

Si ya ha presentado su propuesta, verá el botón "Retirar la propuesta para volver a presentarla". Si aún no la ha presentado, verá los tres botones (1 Descargar plantilla de pliego de condiciones, 2 Cargar pliego de condiciones, 3 Enviar).

Haga clic en Retirar la propuesta para volver a presentarla y confirme que desea editar su propuesta. Ahora vuelve a aparecer el botón negro Cargar pliego de condiciones y puedes repetir el proceso de envío arrastrando tu archivo actualizado al campo azul de carga, comprobando si hay errores y enviándolo de nuevo.

¿Necesita cargar documentos adicionales/de apoyo, como una ficha de información del proveedor o certificaciones o especificaciones de productos? ¿O ha recopilado algunas preguntas y necesita respuestas de la organización de aprovisionamiento? Desplácese por debajo de la descripción del Evento para encontrar la sección Documentos.

En Documentos, encontrará (1) los documentos cargados por la organización de compras que se pusieron a disposición de todos los proveedores invitados y una sección en la que puede (2) cargar sus propios archivos para compartirlos con el responsable de compras.

Your documents will be immediately available to download for the sourcing manager.

Haga clic en el botón blanco "Cargar documentos" para abrir el campo azul de carga. Ahora puede arrastrar y soltar sus documentos aquí y aparecerán listados a continuación una vez cargados correctamente.

Sus documentos estarán disponibles inmediatamente para su descarga por el gestor de compras.

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¿Algo no funciona o no sabe qué hacer a continuación? No se preocupe, el equipo de soporte de Archlet está aquí para ayudarle. Podemos responder rápidamente a las solicitudes en inglés, francés y alemán, pero también damos soporte en italiano y español si es necesario.

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