Lorsqu'un responsable du sourcing vous invite à un nouvel événement de sourcing, vous recevrez un e-mail avec un lien pour accéder à l'événement. En tant que nouvel utilisateur, il vous sera d'abord demandé de définir un mot de passe. En tant qu'utilisateur existant, vous devrez saisir votre mot de passe précédemment défini pour vous connecter à Archlet.

Une fois connecté à Archlet, vous devez cliquer sur Accept (=accepter) pour confirmer votre participation et accéder à la grille d'offre.

Veuillez noter que vous ne pouvez pas revenir sur votre choix si vous avez cliqué sur Decline (=refuser). Contactez l'équipe de support d'Archlet via le chat d'assistance dans le coin inférieur droit.

Après avoir accepté, cliquez sur Accédez à la fiche d'appel l'offres pour passer à la section de la fiche d'appel d'offres.

Avez-vous besoin de télécharger des documents supplémentaires tels qu'une fiche d'informations pour les fournisseurs ou des certifications ou des spécifications de produit? Ou avez-vous recueilli des questions et avez-vous besoin de réponses de la part de l'organisation d'achats ?

Cliquez sur le bouton blanc Upload documents (= télécharger des documents) pour ouvrir le champ bleu de téléchargement. Vous pouvez maintenant faire glisser et déposer vos documents ici et ils apparaîtront dans la liste ci-dessous une fois le téléchargement réussi.

Vos documents seront immédiatement disponibles à télécharger pour le sourcing manager de l'organisation d'achats.

Pour ajouter vos offres, vous (1) devez d'abord télécharger la grille d'offre en cliquant sur le bouton Download bid sheet template (=Télécharger le modèle de grille d'offre).

Un fichier Excel sera téléchargé et contiendra la grille d'offre de l'organisation d'achats.

Ouvrez ce fichier Excel et familiarisez-vous avec la structure. En règle générale, le responsable d'achat attribue un code couleur au tableau, ce qui vous permet de trouver facilement les cellules et les colonnes pertinents.

(1) Assurez-vous de vous familiariser avec la structure du tableau s'il y a une feuille de calcul séparée ou une légende en haut.

(2) Entrez les informations générales requises dans les cellules (généralement au-dessus du tableau)

(3) Remplissez vos devis dans les colonnes codées par couleur à saisir par le fournisseur.

Dans la section grille d'offres, cliquez sur Upload bid sheet (=télécharger la grille d'offre) et voyez apparaître le champ de téléchargement bleu. Maintenant, faites glisser et déposez votre grille d'offre de votre dossier local dans le champ bleu. Assurez-vous de confirmer les modifications.

Après avoir téléchargé vos offres, vous pouvez vérifier les erreurs dans Bid sheet overview (=l'aperçu de la grille d'offre) et voir combien d'articles demandés vous pouvez offrir.

Selon où vous en êtes dans le processus, nous vous recommandons une approche différente. Choisissez le scénario ci-dessous qui correspond le mieux à votre situation et suivez les recommandations :

Il est important que vous utilisiez toujours la grille d'offre la plus récente, alors assurez-vous de télécharger à nouveau la grille à partir de la section "Bid sheet template".

Idéalement, le sourcing manager vous a indiqué exactement ce qui a changé afin que vous sachiez comment copier-coller au mieux vos offres existantes dans le nouveau modèle. Si l'ordre des articles n'a pas changé ou si seuls de nouveaux articles ont été ajoutés au bas du tableau de la grille d'offres, vous pouvez copier offres dans les mêmes colonnes.

Dans ce cas, téléchargez simplement le dernier modèle de grille d'offres et ajoutez toutes vos offres à ce fichier, enregistrez le fichier localement, téléchargez-le dans la section Bidding Sheet (= grille d'offre) et cliquez "Submit" pour le soumettre à l'organisation acheteur.

❗ Important : N'oubliez pas de sauvegarder les offres, vous aurez ainsi une copie locale de vos offres!

Vous avez donc (1) téléchargé le dernier fichier d'appel d'offres et ajouté vos offres. Vous avez enregistré le fichier localement, (2) vous l'avez téléchargé dans la section Bidding Sheet (= Fiche d'appel d'offres) et corrigé les éventuelles erreurs.

Il est maintenant temps de transmettre vos offres en cliquant sur le bouton jaune Soumettre.

Une fois que vous avez téléchargé et/ou transmis les offres, vous pouvez également revoir votre entrée dans le tableau de la grille d'offre sous votre Bid sheet overview (=aperçu de la grille d'offre).

❗ Vous avez trouvé des erreurs ou souhaitez modifier vos devis ? Consultez Edit your bids (=modifier vos offres).

Dès que vous cliquez sur Submit (=transmettre), vos offres sont transmises à l'organisation d'achats. Vous pouvez voir la date et l'heure exactes de votre dernière transmission dans la fiche de progression de l'événement. Si les offres ont été transmis, un horodatage avec une coche verte indique l'heure exacte à laquelle vos offres ont été transmis.

De plus, le bouton Submit (=transmettre) se transforme en bouton Retirer la proposition pour soumettre à nouveau dans l'écran Fiche d'appel d'offres.

Vous aussi recevrez une confirmation par e-mail.

Vous souhaitez mettre à jour vos offres (transmises) ? Aucun problème! Si vous n'avez pas encore soumis votre proposition, téléchargez simplement à nouveau vos offres.

Si vous avez déjà soumis votre proposition, vous verrez le bouton Retirer la proposition pour soumettre à nouveau.

Cliquez sur Retirer la proposition pour soumettre à nouveau et confirmez que vous souhaitez modifier votre proposition. Maintenant, le bouton noir Télécharger la fiche d'offre réapparaît et vous pouvez répéter le processus de soumission en faisant glisser votre fichier mis à jour dans le champ bleu de téléchargement, en vérifiant les erreurs et en soumettant à nouveau.

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